Samochód w firmie i instytucji

W roku 2014 definicja samochodu osobowego zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych zmieniła się dwa razy. Wyprowadzenie tych zmian miało związek ze zmianami w przepisach w zakresie podatku od towarów i usług.

Pierwsza zmiana obowiązująca przez okres trzech miesięcy, od stycznia do marca 2014, spowodowała, że definicja samochodu osobowego dla celów podatków dochodowych pokrywała się z definicją uznawaną dla celów VAT.

Zatem od dnia 1 stycznia 2014 do 31 marca 2014 obowiązująca definicja samochodu osobowego (art. 5a pkt. 19a updof oraz art. 4a pkt. 9a updop) wprowadzona ustawą z dnia 15 kwietnia 2011 o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw oraz zmieniona przepisami ustawy z dnia 10 października 2012 r. o zmianie ustawy - Prawo o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustaw stanowiła, że samochód osobowy to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,

b) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,

c) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

d) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

e) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym - jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, wynika, że jest to pojazd specjalny,

f) pojazdu samochodowego innego niż wymieniony w lit. a-e, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

• 1- jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,

• 2- jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,

• 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

Równocześnie treść art. 5d updof i art. 4c updop wskazywała, że w przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań podanych odpowiednio w art. 5a pkt 19a lit. a-d updof i art. 4a pkt 9a lit. a-d updop, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Natomiast dopuszczalna ładowność pojazdów oraz liczba miejsc (siedzeń), o których mowa w art. 5a pkt 19a lit.f updof oraz art. 4a pkt 9a lit. f updop, określana była na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym. Jeżeli w przytoczonych wyżej dokumentach wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym, nie określono dopuszczalnej ładowności lub liczby miejsc, to wówczas taki samochód uznawany był za samochód osobowy.

Zatem od 1 stycznia 2014 rozszerzyła się lista samochodów ciężarowych dla potrzeb podatku dochodowego. Poza samochodami dotychczas zaliczanymi do samochodów ciężarowych do tej grupy zostały zakwalifikowane również pojazdy samochodowe w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

• 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,

• 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,

• 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

Natomiast 1 kwietnia 2014 r. drugi raz w roku 2014 zmieniła się definicja samochodu osobowego dla celów podatku dochodowego. Powyższa zmiana spowodowała, iż nowa definicja samochodu osobowego (określona w przepisach ustaw o podatkach dochodowych) nie pokrywa się z definicją przewidzianą dla celów podatku VAT.

Zmodyfikowana definicja została wprowadzona w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych przepisami art. 2 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Jednocześnie art. 3 ustawy nowelizacyjnej zmienił definicję samochodu osobowego zawartą w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z nową definicją zawartą w art. 2 ust.1 oraz art. 3 ust. 1 ustawy, która wprowadziła zmiany od 1 kwietnia 2014 r. samochodem osobowym w rozumieniu ustaw o podatku dochodowym jest: pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

• klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

• z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

• agregat elektryczny/spawalniczy,

• do prac wiertniczych,

• koparka, koparko-spycharka,

• ładowarka,

• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

• żuraw samochodowy,

d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.

Spełnienie wymagań dla pojazdów opisanych pod literą a i b, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.Natomiast spełnienie wymagań dla pojazdów specjalnych, stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym (art. 5d updof oraz art. 4c updop).

Trzeba również wskazać, że w myśl art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, zmodyfikowaną definicję samochodu osobowego, a także nowe przepisy regulujące sposób potwierdzania spełnienia kryteriów pozwalających na wyłączenie niektórych pojazdów z tej kategorii należy stosować w odniesieniu do samochodów osobowych:

• nabytych lub wytworzonych przez podatnika po dniu 31 marca 2014 r.,

• używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej po dniu 31 marca 2014 r.

UWAGA:

Prawidłowe zrozumienie definicji samochodu osobowego jest bardzo ważne dla podatników użytkujących te pojazdy w działalności gospodarczej. Przedsiębiorca musi pamiętać, iż każda zmiana przepisów zobowiązuje go do weryfikacji dokumentów i ustalenia czy samochody, które są używane dla potrzeb działalności gospodarczej mogą być uznane za samochody ciężarowe, czy też po zmianie przepisów winny być kwalifikowane jako samochody osobowy. Powyższe rodzi konsekwencje w rozliczeniach podatkowych. Np. uznanie samochodu za osobowy będzie pozbawiać przedsiębiorcę prawa do jednorazowej amortyzacji, którą można zastosować nabywając, samochód określony w przepisach o podatkach dochodowych jako „samochód ciężarowy”.

2.1. Zasady rozliczania samochodu o wartości do 3.500 zł

Środki trwałe co do zasady powinny być zaliczane do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. Definicja środków trwałych wskazuje, że są nimi rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, niezakwalifikowane do inwestycji, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Jednak w przypadku gdy firma bądź instytucja nabyła samochód o wartości do 3.500 zł (netto dla czynnych podatników VAT, a brutto dla zwolnionych) i zgodnie z powyższą definicją chce zaliczyć samochód do środków trwałych możliwe jest zastosowanie amortyzacji jednorazowej. Mamy wtedy do czynienia z nisko-cennymi środkami trwałymi. W takiej sytuacji możl...