Wykorzystanie samochodu prywatnego w działalności gospodarczej

Z niniejszego przepisu wynika, że wydatki związane z korzystaniem z samochodu prywatnego będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych, jeśli zostały one poniesione dla osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie są wymienione w katalogu kosztów niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 23 ustawy o p.d.o.f.

Rozliczanie kosztów jazd lokalnych oraz podróży służbowych pracowników samochodami będącymi w ich posiadaniu

W prowadzonej działalności przedsiębiorca zezwala zatrudnionym przez siebie pracownikom na wykonywanie jazd lokalnych oraz podróży służbowych będących w ich posiadaniu samochodami. Pracownicy wykorzystujący w ten sposób swoje samochody do wykonywania zadań służbowych mają prawo do uzyskania od pracodawcy zwrotu kosztów, które w związku z wykonywaniem tych zadań ponoszą. W przypadku jazd lokalnych zwrot ten jest dokonywany w formie miesięcznego ryczałtu według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów lub w formie tzw. kilometrówki. W formie kilometrówki rozlicza są również przejazdy samochodem prywatnym w przypadku pracowniczych podróży służbowych.
Zgodnie z wyżej przywołanym rozporządzeniem Ministra Infrastruktury zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy (przedsiębiorcy) następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Pamiętaj!
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 000 mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. 
Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Pamiętaj!
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o p.d.o.f. wartości zwracanych pracownikom wydatków za jazdy lokalne przedsiębiorcy mogą ujmować w kosztach podatkowych w ramach ustawowego limitu. Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Ponadto według ust. 5 powyższego przepisu do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Przykład
Wysokość stawek za 1 km dla zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych została podwyższona od drugiej połowy miesiąca. Pracodawca, wyliczając miesięczny ryczałt, zastosował dla całego miesiąca nowe stawki za 1 km. Wypłacony ryczałt ujął w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności.
Czy pracodawca prawidłowo postąpił, ujmując w kosztach całą kwotę wypłaconego ryczałtu?
Wartości zwracanych pracownikom wydatków za jazdy lokalne przedsiębiorcy mogą ujmować w kosztach podatkowych w ramach ustawowego limitu. Przepis ustawy o p.d.o.f. stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników
z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
Kwota ryczałtu za pierwszą połowę miesiąca wyliczona według stawek obowiązujących od drugiej połowy miesiąca będzie kosztem podatkowym tylko do wysokości ryczałtu wyliczonego według stawek za 1 km przed zmianą.

Odbycie przez pracownika podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym, za zgodą pracodawcy, zobowiązuje go do zwrotu kosztów przejazdu tym pojazdem. Zwrot następuje w formie kilometrówki na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.

Pamiętaj!
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o p.d.o.f. wartości zwracanych pracownikom wydatków za jazdy lokalne przedsiębiorcy mogą ujmować w kosztach podatkowych w ramach ustawowego limitu.

Rozliczenie kosztów samochodu prywatnego przedsiębiorcy używanego w prowadzonej działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w tej działalności najczęściej wykorzystują własne samochody osobowe. Wykorzystując własne samochody na potrzeby prowadzonej indywidualnej działalności gospodarczej, mają prawo do ujmowania w kosztach podatkowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą wydatków poniesionych na ten samochód. Oczywiście warunkiem ujęcia tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów jest spełnienie przesłanek z art. 22 ust. 1 – o czym była mowa wcześniej.
Przepisy ustawy o p.d.o.f. określają warunki, na jakich wydatki te mogą zostać uwzględnione w kosztach prowadzonej działalności.

Pamiętaj!
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o p.d.o.f. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Zakres tych kosztów obejmuje tzw. koszty eksploatacyjne, które zostały poniesione m.in. na nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, mycie samochodu, naprawy i zakup części zamiennych, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu lub dzierżawy garażu albo miejsca postojowego lub parkingu, remont powypadkowy samochodu.
Ponadto zgodnie z przytoczonym powyżej przepisem limitowaniu, w ramach ustawowych 20%, wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych w odniesieniu do samochodów własnych podlegają także składki na ich ubezpieczenie.
Określając zatem kwotę wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca uwzględnia wszystkie wydatki związane z używaniem prywatne...