Dowody w postępowaniu podatkowym

Czym jest dowód w postępowaniu podatkowym?

Rozstrzygnięcie dokonane w decyzji kończącej postępowanie podatkowe oparte jest na materiale dowodowym zebranym w jego toku. W tym celu organ podatkowy podejmuje wszelkie niezbędne działania mające za zadanie ustalenie prawidłowego stanu faktycznego i załatwienia sprawy. Zagadnieniem dowodów zajmuje się rozdział 11 Ordynacji podatkowej zatytułowany „Dowody”.

Pamiętaj!
Zgodnie z treścią art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. 

Z niniejszego przepisu wynika, że katalog dowodów ma charakter otwarty i jako dowód należy dopuścić praktycznie wszystko, co jest związane z przedmiotem postępowania podatkowego.
Do katalogu dowodów można zaliczyć w szczególności:

• ewidencje i księgi podatkowe,
• faktury, rachunki, dowody wewnętrzne i inne dokumenty, na podstawie których dokonuje się zapisów w księgach i ewidencjach podatkowych,
• deklaracje podatkowe,
• zeznania świadków,
• opinie biegłych,
• informacje podatkowe,
• materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin.

Dowodami są także inne dokumenty zebrane w toku:

• działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej,
• czynności sprawdzających,
• kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej,
• postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Według § 11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
   a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
   b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
   c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
   d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3. inne dowody (wymienione w § 12 i § 13 rozporządzenia o PKPiR), stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
   b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
   – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Pamiętaj!
W myśl § 12 rozrządzenia o PKPiR za dowody księgowe uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Dowód w postaci faktów powszechnie znanych

Stosownie do treści art. 187 § 3 Ordynacji podatkowej fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi podatkowemu z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi podatkowemu z urzędu należy zakomunikować stronie. 
Ordynacja podatkowa nie definiuje pojęcia „fakty powszechnie znane”. Definicji tego pojęcia podjął się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w wyroku z dnia 22 kwietnia 2009 r. sygn. akt SA/Lu 15/2009. W wyroku tym sąd stwierdził, że fakty powszechnie znane (tzw. fakty notoryczne) to okoliczności, zdarzenia lub stany, które powinny być znane każdemu rozsądnemu i mającemu przeciętne doświadczenie życiowe mieszkańcowi miejscowości, w której znajduje się siedziba organu. Powszechnie znane są np. wydarzenia historyczne, klęski żywiołowe, zdarzenia normalnie i zwyczajnie zachodzące w pewnym miejscu i czasie. Natomiast, zgodnie z wyrokiem, nieskładanie zeznań podatkowych, orzeczenia rozwodu i zasądzenia alimentów, nieprzebywanie na stałe w miejscowości czy też niekorzystanie ze świadczeń pomocy społecznej, jak też brak majątku nie są faktami powszechnie znanymi.

Zeznania świadka jako dowód w postępowaniu podatkowym

Jedną z form dowodu w postępowaniu podatkowym jest dowód z przesłuchania świadka. 

Pamiętaj!
Z inicjatywą przesłuchania świadka wystąpić może zarówno podatnik będący stroną postępowania, jak i organ podatkowy prowadzący postępowanie podatkowe.
Zgodnie z art. 188 Ordynacji podatkowej żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu są okoliczności mające znaczenie dla sprawy, chyba że okoliczności te stwierdzone są wystarczająco innym dowodem. W wypadku wniosku podatnika o przeprowadzenie dowodu z przesłuchania świadka wniosek ten powinien zawierać imię, nazwisko oraz aktualny adres świadka.

Ważne!
Art. 195 Ordynacji podatkowej określa, kto nie może być świadkiem. Zgodnie z jego treścią świadkami nie mogą być:

1. osoby niezdolne do postrzegania lub komunikowania swych spostrzeżeń;
2. osoby obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych na okoliczności objęte tajemnicą, jeżeli nie zostały, w trybie określonym obowiązującymi przepisami, zwolnione od obowiązku zachowania tej tajemnicy;
3. duchowni prawnie uznanych wyznań – co do faktów objętych tajemnicą spowiedzi.

Podatnik jako strona postępowania ma prawo do uczestnictwa w przesłuchaniu świadka przez organ podatkowy. Wynika to z treści art. 123 § 1 Ordynacji podatkowej, w myśl którego organy podatkowe obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania.
Według art. 190 Ordynacji podatkowej strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem. Strona ma prawo brać udział w przeprowadzaniu dowodu, może zadawać pytania świadkom i biegłym oraz składać wyjaśnienia. W wypadku gdy strona ustanowiła pełnomocnika, o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych lub oględzin, zawiadamia się pełnomocnika z zachowaniem powyższego terminu.
Zeznanie od świadka przyjmowane jest w formie ustnej do protokołu. Przed przyjęciem zeznania od świadka organ podatkowy poucza go o prawie odmowy zeznań i odpowiedzi na pytania oraz uprzedza o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Brak pouczenia skutkuje brakiem odpowiedzialności za składanie zeznań niezgodnych z prawdą.

Ważne!
Stosownie do treści art. 233 § 1 Kodeksu karnego kto, składając zeznanie mające służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, zeznaje nieprawdę lub zataja prawdę, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.

Zasadą jest, że nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadka. Jednak przepis art. 196 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje wyjątki od tego obowiązku. Według tego przepisu prawo do odmowy składania zeznań przysługuje:

• małżonkowi strony,
• wstępnym, zstępnym i rodzeństwu strony oraz powinowatym pierwszego stopnia, 
• osobom pozostającym ze stroną w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Prawo odmowy zeznań trwa także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli. Ponadto świadek może odmówić odpowiedzi na pytania, gdy:

• odpowiedź mogłaby narazić jego lub jego bliskich wymienionych wyżej na odpowiedzialność karną, karną skarbową albo
• spowodować naruszenie obowiązku zachowania ustawowo chronionej tajemnicy zawod...