Jak rozliczać podróże służbowe przedsiębiorcy i pracowników?

Przykład 1

Pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali, że będzie on przez określony czas wykonywał swoją pracę w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy, która jest jednocześnie stałym miejscem pracy pracownika. Czy taki wyjazd będzie podróżą służbową?

Taki wyjazd nie będzie podróżą służbową, ponieważ nie następuje on w drodze delegowania pracownika, czyli nie zostaje on narzucony pracownikowi w drodze jednostronnego polecenia pracodawcy do odbycia podróży. Wyjazd ten jest wynikiem porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, skutkiem czego wiąże się on z czasową zmianą stałego miejsca świadczenia pracy przez pracownika.

Stanowisko to potwierdził sąd apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 18 kwietnia 2013 r. sygn. III AUa 1388/12, w którym stwierdził, że o podróży służbowej można mówić jedynie w przypadku delegowania narzuconego pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży. Zawarte przez strony umowy o pracę porozumienie co do wykonania przez pracownika określonej pracy w ramach delegowania przez pracodawcę prowadzi do okresowej zmiany ustalonego w tej umowie rodzaju pracy oraz miejsca jej wykonania. W takim przypadku podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonywaniem określonej pracy na podstawie zawartego z pracodawcą porozumienia nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, do której znajdują zastosowanie przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu takiej podróży.

Ten sam sąd w wyroku z 19 lutego 2013 r. sygn. III AUa 1132/12 uznał podróż służbową za swoistą konstrukcję prawa pracy. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi po pierwsze polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie prac (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.

Przykład 2

Zgodnie z umową o pracę miejscem pracy pracownika będzie każda miejscowość, w której firma budowlana, która go zatrudnia, prowadzi inwestycję budowlaną. Czy wyjazd pracownika do miejscowości sąsiedniej w stosunku do miejscowości, w której realizowana jest budowa, w celu pozyskania kontrahentów, u których zaopatrywać się będzie w materiały budowlane, będzie podróżą służbową?

W niniejszym przykładzie stałym miejscem pracy pracownika będą, zgodnie z umową, miejscowości, w których pracodawca każdorazowo realizuje inwestycje budowlane i gdzie pracownik na podstawie polecenia służbowego przez dłuższy czas wykonuje umówioną pracę.

Dla pracownika podróżą służbową będzie natomiast każdy wyjazd na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której prowadzona jest budowa, w celu wykonania zadania służbowego, czyli pozyskania kontrahentów, u których zaopatrywać się będzie w materiały budowlane, przeznaczone na budowę w miejscowości, w której obecnie świadczy on pracę.

Podkreślić należy, że stałe miejsce pracy powinno odpowiadać miejscu obowiązkowo wskazywanym w umowie. Miejsce pracy w umowie może zostać wskazane w trojaki sposób.

Pierwszy – jako stałe miejsce pracy, w postaci konkretnej miejscowości lub konkretnego adresu.

Drugi – jako określenie miejsca pracy w postaci pewnego obszaru, np. gminy, województwa, regionu. Ważne jest, aby sposób określenia miejsca pracy był zgodny ze specyfiką i charakterem pracy, jaką wykonuje pracownik, i aby obszar ten odpowiadał rzeczywistemu terenowi, po którym pracownik stale porusza się w celu realizacji umówionej pracy. 

Trzeci – jako określenie miejsca w postaci ruchomego miejsca pracy. W takim przypadku umowa winna określać obszar, w granicach którego pracodawca będzie każdorazowo wyznaczał pracownikowi zmienne miejsce pracy, a które na czas realizacji powierzonych obowiązków będzie stałym miejscem pracy. Taki sposób skonkretyzowania miejsca pracy musi być również uzasadniony zarówno specyfiką pracy pracownika, jak i jej rodzajem. 

Takie wskazywanie miejsca pracy dotyczy przykładu drugiego i ma zastosowanie do pracowników firm budowlanych, których miejscem pracy jest miejsce realizacji inwestycji budowlanej przez pracodawcę na określonym terenie.

W wyroku sądu apelacyjnego w Katowicach z 29 października 2013 r. sąd wskazał, że umowa stron, która polegałaby na uzgodnieniu podróży służbowej, choć taka nie zachodzi, nie byłaby ważna, gdyby miała kreować „podróż służbową”, która ma na uwadze art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Chodzi o to, że prawna formuła podróży służbowej służy nie tylko kompensacie kosztów związanych z wykonywaniem zadań służbowych, ale jako taka jest również instytucją prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, w zakresie pierwszego określając, co jest wolne od podatku, a w zakresie drugiego określając zmniejszenie przychodu jako podstawy wymiaru składek. W tym znaczeniu jest to regulacja, która nie może być dowolnie modyfikowana przez strony i dlatego jest bezwzględnie obowiązująca.

Na istotną cechę podróży służbowych zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów z 19 listopada 2008 r. sygn. akt II PZP 11/08. Stwierdził on, że istotną cechą podróży służbowych jest to, aby miały one charakter incydentalny. Nie będzie więc nią stałe wykonywanie prac (zadań) w różnych miejscowościach. Pracownik mobilny (np. przedstawiciel handlowy) odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na obszarze określonym w umowie jako miejsce świadczenia pracy nie jest więc w podróży służbowej i nie przysługują mu należności z tego tytułu (np. diety).

Zatem w przykładzie drugim mamy do czynienia z podróżą służbową, pod warunkiem, że wyjazd pracownika do sąsiedniej miejscowości w celu pozyskania kontrahenta będzie miał charakter incydentalny, w przypadku gdy firma budowlana ma stałych kontrahentów dostarczających jej materiały budowlane (kontrahent z sąsiedniej miejscowości jest kontrahentem „awaryjnym” w przypadku, gdy kontrahent stały nie jest w stanie dostarczyć na czas niezbędnych materiałów).

W definicji podróży służbowej zawartej w art. 775 § 1 Kodeksu pracy ustawodawca posłużył się pojęciami „miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy” oraz „stałe miejsce pracy”, łącząc je spójnikiem „lub”. Według komentarza Michała Skąpskiego do art. 775 § 1 Kodeksu pracy oznacza to, że pojęciem podróży służbowej objęte są trzy przypadki:

• podróż poza stałe miejsce pracy pracownika znajdujące się w siedzibie pracodawcy,
• podróż poza stałe miejsce pracy pracownika zlokalizowane w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy,
• podróż poza miejscowość będącą siedzibą pracodawcy, jeśli dla danego pracownika niemożliwe jest punktowe wskazanie stałego miejsca pracy. 

Art. 775 § 2 Kodeksu pracy zawiera delegację ustawową dla Ministra Pracy, do określenia w drodze rozporządzenia wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdu, noclegów i innych wydatków.

Tym aktem prawnym jest rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zmienione nowym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2022, poz. 2302).

Jak wynika z treści § 1 niniejszego rozporządzenia, określa ono wysokość oraz należności przysługujące pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych u innych pracodawców Kodeks pracy w § 3 przywołanego powyżej artykułu przewiduje określenie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki S...