Karty paliwowe – jak udokumentować zakup

ODPOWIEDŹ

Dokument wydania karty niezawierający danych:

• o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• a w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

- co do zasady nie jest dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów albo w księgach rachunkowych.

UZASADNIENIE

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o pdop (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof). Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. 

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika - oznacza to, iż w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest wydatkiem o charakterze definitywnym (rzeczywisty), 
• został poniesiony w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• wydatek został właściwie udokumentowany,
• nie może on znajdować się w katalogu wydatków, których zgodnie z art. 16 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe przesłanki muszą być spełnione łącznie. 

Jak wynika z powyższego jedną z powyższych przesłanek zaliczającą poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest jego właściwe udokumentowanie. 

W przypadku gdy firma prowadzona jest przez osobę fizyczną dokonując ewidencji zdarzeń gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów dokument księgowy winien zawierać dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
...