Ekwiwalent na rzecz pracowników za dostarczone materiały biurowe

ODPOWIEDŹ

Spółka będzie mogła ująć w kosztach uzyskania przychodów kwotę wypłaconego ekwiwalentu pod warunkiem, że Pracodawca określi, nie budzące wątpliwości jasne i czytelne zasady wyposażenia stanowiska pracy pracownika w niezbędne materiały biurowe. Natomiast zwolnienie od obowiązku naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu wypłaconej pracownikowi kwoty ekwiwalentu będzie przysługiwać w przypadku gdy zostaną spełnione niżej wymienione warunki :

• ekwiwalent zostanie wypłacony w pieniądzu,

• kwota ekwiwalentu będzie odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. będzie zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy materiałów biurowych należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

• pracownik będzie dysponował dowodami potwierdzającymi prawo własności używanego sprzętu, materiałów

• materiały będą stanowić własność pracownika,

• materiały należące do pracownika będą wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

UZASADNIENIE

Kiedy wypłacony pracownikowi ekwiwalent za materiały biurowe będzie stanowił koszty uzyskania przychodów

Zasady kwalifikowania kosztów uzyskania przychodów określają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na podstawie tychże przepisów możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi, albo jest trudny do wykazania.

Tak więc dany wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnione zostaną poniższe warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

• Kosztami...