Zamknięcie roku podatkowego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa obowiązek zamknięcia podatkowej księgi na koniec roku podatkowego. W szczególności przedsiębiorcy na koniec roku podatkowego są zobowiązani do:

1. podsumowania zapisów w księdze,
2. sporządzenia spisu z natury i ujęcia go w księdze,
3. ustalenia dochodu za dany rok na podstawie zapisów księgi i następnie jej zamknięcia.

Na ten proces składa się wiele czynności, które w kolejności prezentujemy poniżej.

1.1.    Podsumowanie zapisów w księdze

Zanim przejdziesz do zamknięcia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów pamiętaj, że pkt 19 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że: 

1. po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7–14 zsumować;
2. wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić.
3. pod podsumowaniem danego miesiąca można wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

PAMIĘTAJ: Jeżeli nie dokonujesz podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musisz na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

1.2.     Spis z natury

Zamykając Podatkową księgę przychodów i rozchodów czynności rozpoczynasz od sporządzenia spisu z natury. Trzeba go zrobić na dzień 31 grudnia danego roku podatkowego. Spis z natury wpływa na wyliczenie wartości kosztów za dany rok podatkowy. 

• Co obejmuje spis z natury

W remanencie na dzień 31 grudnia przedsiębiorca ujmuje te składniki majątku, których zakup księgował w  kolumnie 10 PKPiR – jako zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu w trakcie roku podatkowego, a składniki te nie zostały sprzedane na dzień 31 grudnia. 
Spis z natury winien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Towary te jednak nie podlegają wycenie.
Zatem spis z natury obejmuje będące na stanie magazynowym na dzień 31.12.xxxx lub też będące w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby, 
• produkcję w toku, 
• wyrobów gotowe, braki i odpady.
  - por. § 24 Rozporządzenia w sprawie PKPiR

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji...”,
  - por. § 25 Rozporządzenia w sprawie PKPiR
   
• Jak wycenić składniki majątku objęte spisem z natury 

Wyceniając poszczególne pozycje remanentu pamiętaj, że: 

• materiały i towary handlowe wyceniasz według cen zakupu lub nabycia, albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,
• półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wyceniasz według kosztów wytworzenia,
• odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wyceniasz według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.
  - por. § 26 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie PKPiR

PAMIĘTAJ RÓWNIEŻ: Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT zakupione na fakturę VAT materiały i towary, od których przysługiwało prawo odliczenia podatku VAT, wyceniasz według cen netto. W pozostałych przypadkach podatnik dokonuje wyceny poszczególnych pozycji spisu z natury według wartości brutto.

Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. Zatem jeżeli, remanent sporządzono na dzień 31 grudnia 2021 roku, wycena powinna być dokonana najpóźniej do 14 stycznia 2022 r. 
Wartość spisu z natury, wycenionego zgodnie z powyżej przedstawionymi zasadami, pomniejsza się o kwotę, o którą podatnik zmniejszył koszty uzyskania przychodów lub zwiększył przychody na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, jeżeli zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów związane było z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów (półfabrykatów), produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych tym spisem. 
Pomniejszenia dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów, która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, objęte tym spisem. 
- por. § 26 ust. 5 Rozporządzenia w sprawie PKPiR

• Towary otrzymane nieodpłatnie - jak wykazać w spisie z natury

PAMIĘTAJ: W przypadku gdy otrzymasz nieodpłatnie materiały lub towary handlowe – nie ujmujesz ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”, bowiem nie poniosłeś wydatków z tego tytułu.
Otrzymane jednak nieodpłatnie towary bądź materiały będą objęte spisem z natury na dzień 31.12.xxx. - § 24 ust. 1 rozporządzenia. W spisie wyceniamy je w wartości rynkowej, jednakże kwoty tej nie uwzględniamy przy wyliczaniu dochodu.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej są wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art.11 ust. 2-2b, z zastrzeżeniem ust. 2g i art. 21 ust. 1 pkt 125 i 125a. W świetle natomiast art. 11 ust.2 updof wartość pieniężną świadczeń w naturze, których przedmiotem są rzeczy, określa się według cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. 
Powyższe oznacza, że w przypadku nieodpłatnego otrzymania towaru przedsiębiorca dokonuje wyceny towaru zgodnie z wyżej opisaną zasadą i  tak ustaloną wartość przychodu wykazuje w kolumnie 8 księgi podatkowej „Pozostałe przychody”. 
Podstawą zapisu będzie dowód księgowy sporządzony zgodnie z § 11 ust.3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zgodnie z art. 22 ust. 1d updof  w przypadku odpłatnego zbycia rzeczy lub praw otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie, a także innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, w związku z którymi, zgodnie z art. 11 ust. 2-2b, został określon...