Zamknięcie roku podatkowego w księgach rachunkowych

Zasadniczo sprawozdanie finansowe składa się z:

1. bilansu;
2. rachunku zysków i strat;
3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Natomiast w jednostkach, których roczne sprawozdanie finansowe podlega badaniu na podstawie art. 64 ust. 1 ww. ustawy, obejmuje ono również zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. 
Sporządzenie sprawozdania finansowego wiąże się z wcześniejszym zamknięciem ksiąg podatkowych. Na ten procesy składa się wiele czynności, które w kolejności prezentujemy poniżej

1. KSIĘGI RACHUNKOWE I ICH KOMPLETNOŚĆ

1.1.  Zapisy w księgach rachunkowych

Zgodnie art. 12 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia. 

Pamiętaj: Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych sprawdź kompletność zapisów księgowych. 
Zapisy w księgach rachunkowych winny być dokonane na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych, stwierdzających dokonanie operacji lub zaistnienie zdarzeń gospodarczych.

O takim obowiązku stanowią następujące przepisy:

• art. 6 ustawy o rachunkowości w myśl, którego w księgach rachunkowych jednostki, powinny być ujęte wszystkie osiągnięte przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty;
• art. 20 w myśl, którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej “dowodami źródłowymi”:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

1.2.  Na co zwrócić szczególną uwagę

W trakcie procesu zamykania ksiąg rachunkowych za dany rok, zazwyczaj w kolejnym kwartale następnego roku obrotowego do jednostki często wpływają dokumenty księgowe dotyczące minionego roku lub też już kolejnego roku obrotowego
W takiej sytuacji pamiętaj, że tego rodzaju dokumenty musisz ująć w księgach właściwego roku. Zatem szczególnej analizie winny podlegać dokumenty zewnętrzne obce oraz zewnętrzne własne potwierdzające sprzedaż towarów bądź usług.

PAMIĘTAJ:

1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym
2. Zasada memoriału stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
3. Zasada współmierności stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione

Zatem księgując dowody źródłowe, a w szczególności te na przełomie roku należy zwracać uwagę na ww. zapisy ustawy o rachunkowości jak również przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o podatku VAT oraz ustaw o podatku dochodowym od osób prawnych lub od osób fizycznych - w zależności jakiej formy organizacyjnej dotyczą przepisy. 
Poniżej prezentujemy Państwu przykłady typowych zdarzeń na przełomie roku i ich sposób ujęcia w księgach rachunkowych:

Przykład 1
Spółka otrzymała fakturę z datą wystawienia w styczniu 2022 roku - za dostawę energii elektrycznej w grudniu 2021 roku, na której określono termin płatności w lutym. Wartość brutto faktury 1 230 zł (w tym VAT 23%). W dacie otrzymania faktury księgi spółki nie były zamknięte:
Zasady księgowania:

• faktura dotyczy usług wykonanych w grudniu;
• kwota netto faktury: obciąża koszty księgowe i podatkowe roku 2021,
• spółka odlicza podatek VAT z tej faktury najwcześniej w rozliczeniu  za styczeń 2022 roku lub w kolejnych 3 okresach rozliczeniowych - art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a) w zw. z art. 19a ust. 7, art. 106i ust. 3 pkt 4 oraz art. 86 ust. 10 w zw. z art.86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT.

Zapisy w księgach:

• rok 2021 
  PK – zarachowanie kosztów - zużycie energii elektrycznej w grudniu:
  Wn konto 402 usługi obce – 1 000 zł
  Ma konto 302 Rozliczenie zakupu usług i energii – 1 000 zł
• rok 2022
  Faktura VAT za dostawę energii elektrycznej otrzymana w styczniu:
  Wn konto 302 - Rozliczenie zakupu usług i energii – 1 000 zł
  Wn konto 221 – VAT naliczony – 223 zł
  Ma konto 201 - Rozrachunki z dostawcami – 1 230 zł

Przykład 2
Spółka otrzymała fakturę z datą wystawienia w styczniu 2022 roku - za dostawę energii na której określono termin płatności przypadający w lutym. Faktura w kwocie brutto 12 300 zł, która obejmuje dostawę energii za okres od 16 grudnia 2021 do 15 stycznia 2022 roku w kwocie netto 10 000 zł oraz VAT 23% w kwocie 
2 300 zł. W dacie otrzymania faktury księgi spółki nie były zamknięte:
Zasady księgowania:

• faktura dotyczy usług wykonanych w grudniu i styczniu;
• kwota netto faktury: obciąża koszty księgowe i podatkowe roku 2021 i 2022 
  – po 5 000 zł netto,
• spółka odlicza podatek VAT z tej faktury najwcześniej w rozliczeniu  za styczeń 2022 roku lub w kolejnych 3 okresach rozliczeniowych - art. 19a ust. 5 pkt 4 lit.a) w zw. z art. 19a ust. 7, art. 106i ust. 3 pkt 4 oraz art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zapisy w księgach:

•  roku 2021 
  1. PK – zarachowanie kosztów - zużycie energii elektrycznej w grudniu:
  Wn konto 402 Usługi obce – 5 000 zł
  Ma konto 302 Rozliczenie zakupu usług i energii – 5 000 zł
• roku 2022
  1. Faktura VAT za dostawę energii elektrycznej otrzymana w styczniu:
  Wn konto 302 - Rozliczenie zakupu usług i energii – 5 000 zł 
  Wn konto 221 – VAT naliczony – 2 300 zł
  Wn konto 402 usługi obce – 5 000 zł
  Ma konto 201 - Rozrachunki z dostawcami – 12 300 zł 

W jednostce mogą również wystąpić dokumenty/faktury otrzymane w 2021 roku dokumentujące zarówno koszty roku 2021 jak i 2022. Faktury takie rozliczamy w czasie przy zastosowaniu konta Rozliczeń międzyokresowych kosztów (konto RMK czynne) 
Księgowania te dotyczą zazwyczaj zapłaconych z góry czynszów, ubezpieczeń majątkowych, prenumeraty czasopism specjalistycznych, itd. Sposób księgowania tego rodzaju dowodów przedstawiamy poniżej

Przykład 3
W październiku 2021 roku spółka zakupiła prenumeratę czasopisma za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 roku. Spółka ewidencjonuje koszty w oparciu o zespół kont 4 „koszty w...