Wydatki związane z podróżą zagraniczną a koszty uzyskania przychodów

ODPOWIEDŹ

Kwestia rozliczeń poszczególnych wydatków na etapie zagranicznej podróży służbowej rozpoznawana poprzez pryzmat Dyrektora, jako pracownika firmy zatrudnionego na umowę o pracę, kształtuje się następująco:

• udokumentowany nocleg, wynajem samochodu - można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów,

• paragony za paliwo – podróżowanie w celach służbowych samochodem osobowym niestanowiącym własności podatnika wg rozliczenia za przejechane kilometry oraz stawki za kilometr przebiegu, uważa się za koszt podatkowy wraz kosztami poniesionymi za przejazd autostradą, w sumie, nie przekraczając limitu związanego z „kilometrówką”

• paragony za usługi gastronomiczne, w tym alkohol – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki związane z podróżą służbową udziałowca co do zasady nie mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodów, bowiem nie jest kosztem uzyskania przychodów wydatek związany z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowca, który nie jest pracownikiem Firmy. W przypadku gdyby pomiędzy spółką a udziałowcem była podpisana umowa cywilnoprawna, z której wynikałyby działania udziałowca na rzecz spółki związane z jej działalnością to wydatki takie można by jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

UZASADNIENIE

Aby zaliczyć koszty podróży służbowej pracownika (w analizowanym przypadku koszty delegacji dyrektora zatrudnionego w spółce na umowę o pracę) do kosztów uzyskania przychodu, należy spełnić ogólną zasadę, zgodnie z którą kosztami uzyskania przychodu są te wydatki, które zostaną poniesione w celu uzyskania przychodów i nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (zwanej dalej updop). Ta podstawowa zasada wynika z art. 15 updop. Zatem jeżeli podróż służbowa pracownika związana jest z osiągnięciem przychodu w firmie, to wydatki z nią związane co do zasady, będą stanowić koszt uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, oczywiście z wyjątkiem wydatków enumeratywnie wymienionych w art. 16 tej ustawy. W świetle powyższych przepisów aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

• został właściwie udokumentowany;

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy nie uważa się z...