Usługi niematerialne - prawidłowość dokumentowania

ODPOWIEDŹ

Podatnicy mają obowiązek takiego dokumentowania świadczonych usług na ich rzecz (zarówno o charakterze materialnym jak i niematerialnym), aby w każdej chwili móc udowodnić, że poniesienie kosztu podatkowego miało na celu osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu związanego z ich działalnością gospodarczą. Niewątpliwe łatwiej jest w razie np. kontroli skarbowej, wykazać podatnikowi zakup nieruchomości lub wyposażenia. Przy nabyciu usług niematerialnych konieczne jest: posiadanie potwierdzenia wykonanej usługi np. w postaci zarchiwizowanego pliku informatycznego, wydruku, przygotowanego dokumentu, opisu wykonania świadczenia (usługi). Należy pamiętać, że to w interesie podatnika (przedsiębiorcy) jest takie przygotowanie dowodu wykonania na jego rzecz świadczenia usługi, aby zminimalizować jak najbardziej wątpliwość czy świadczenie zostało w rzeczywistości wykonane. Sposób dokumentowania (tworzenia dowodów) powinien odpowiadać w maksymalnym stopniu rodzajowi zamówionej usługi.

UZASADNIENIE

Warto pamiętać, że organy podatkowe i skarbowe szczególną uwagę przywiązują do:

• a) legalności księgowanych faktur i rachunków (np. zwalczanie handlu tzw. pustymi fakturami),

• b) do związku jaki występuje pomiędzy potrąconym kosztem podatkowym i wydatkiem w znaczeniu możliwości uznania go za koszt podatkowy,

• c) takiego udokumentowania poniesionych kosztów, aby możliwe było udowodnienie, że zlecona usługa została rzeczywiście wykonana.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do podatkowych kosztów uzyskania przychodu powinien spełniać warunki określone w art. 22 ust.1. u.p.d.o.f. i art. 15 ust.1 u.p.d.o.p. Ustawodawca wskazuje, że wydatek (koszt) powinien przyczyniać się do uzyskania tegoż przychodu, zachowania jego lub zabezpieczenia. Można więc powiedzieć, że wydatek będzie kosztem, gdy jego poniesienie będzie miało związek tylko i wyłącznie z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą – wydatki o charakterze osobistym przedsiębiorcy-podatnika nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w podatkach dochodowych.

Przykład 1

Pan X jest przedsiębiorcą, który wynajął doradcę podatkowego do reprezentowania go przez organami podatkowymi i sądem administracyjnym w sprawie niewykazanego przychodu podatkowego z tytułu umów nieodpłatnego użyczenia, które to zostały zawarte z innym podmiotem gospodarczym. W takim przypadku jasno można wykazać, że koszt wynajęcia doradcy podatkowego jest związany z działalnością gospodarczą i może być uznany za koszt uzyskania przychodu – jest to wydatek związany z działalnością gospodarczą.

Przykład 2

Pan X, który jest przedsiębiorcą uzyskał darowiznę na swoje imię (darowizna nie została przekazana na r...