Prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu własnym i wynajętym

1. Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

Rozpoczynając prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej i rejestrując tą działalność osoba fizyczna w formularzu CEIDG-1 podaje w nim m.in. adres siedziby firmy, adresy dodatkowych miejsc prowadzenia działalności czy adres do korespondencji. Zgodnie bowiem z treścią art. 5 ust. 1 ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy wpisowi do CEIDG podlegają następujące dane ewidencyjne:

1. imię i nazwisko przedsiębiorcy, numer PESEL, o ile taki posiada, oraz data urodzenia, o ile nie posiada numeru PESEL;

2. dodatkowe określenia, które przedsiębiorca włącza do firmy, o ile przedsiębiorca takich używa;

3. numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy, o ile taki posiada;

4. numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, o ile taki posiada, oraz informacje o jego unieważnieniu lub uchyleniu;

5. informacja o obywatelstwie przedsiębiorcy;

6. adres do doręczeń oraz – jeżeli przedsiębiorca takie miejsce posiada – adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej; dane dotyczące adresu są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju, o ile to w danym przypadku możliwe;

7. inne niż wymienione w pkt 6 dane kontaktowe przedsiębiorcy, w szczególności adres poczty elektronicznej, adres strony internetowej, numer telefonu, o ile dane te zostały zgłoszone przez przedsiębiorcę we wniosku o wpis do CEIDG;

8. przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) na poziomie podklasy, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności.

W myśl art. 16 ust. 1 w/w ustawy domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Osoba fizyczna wpisana do CEIDG ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do CEIDG nieprawdziwych danych, jeżeli podlegały obowiązkowi wpisu na jej wniosek, a także niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do CEIDG w ustawowym terminie albo niezgłoszeniem zmian danych objętych wpisem, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą osoba wpisana do CEIDG nie ponosi odpowiedzialności.

Na etapie zgłaszania działalności gospodarczej organ ewidencyjny nie bada jaki tytuł prawny do zgłoszonej siedziby firmy posiada przedsiębiorca. Powinien on jednak móc udokumentować prawo do posiadania i korzystania z lokalu w celach prowadzonej działalności np. z mieszkania stanowiącego jego własność lub lokalu oddanego mu do używania na podstawie innego prawa niż prawo własności.

Prawo do dysponowania lokalem wskazanym jako siedziba firmy zbada natomiast urząd skarbowy podczas rejestracji dla celów podatku od towarów i usług. Może być to potwierdzenie w formie: umowy najmu, aktu prawa własności, umowy użyczenia, aktu potwierdzającego użytkowanie wieczyste itp., co już wynika z regulacji określonych Kodeksem cywilnym.

2. Koszty wynajęcia lokalu pod działalność gospodarczą

Wybierając lokal, w którym zamierzamy prowadzić działalność gospodarczą przedsiębiorca winien sprawdzić, wybrany przez niego rodzaj działalności może być w tym lokalu prowadzony. Jego sprawdzenie pozwoli nam na zaplanowanie kolejnych działań związanych z tym lokalem, a przede wszystkim czy będziemy musieli podjąć czynności mające na celu jego przystosowanie do naszej działalności. Ma lub może to mieć wpływ na wysokość czynszu za wynajmowany lokal oraz określi warunki korzystania z niego jak również na warunki rozwiązania umowy najmu.

Prawidłowe określenie czynszu leży w interesie zarówno najemcy, jak i wynajmującego. W umowie strony winny zatem nie tylko określić jego wysokość, termin w jakim czynsz będzie płacony oraz sposób jego płatności np. gotówką do rąk wynajmującego czy na jego rachunek bankowy, ale także, na jaki warunkach i jak często będzie czynsz ten będzie waloryzowany.

2.1. Koszt w postaci czynszu najmu, zużycia mediów i inne

Jak ujmujemy wydatek w postaci czynszu za najem lokalu w kosztach uzyskania przychodów?

Co do zasady w myśl art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 5, 6 i 10. U podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody – ust. 5 w/w artykułu. Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą – ust. 5c w/w artykułu. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów – ust. 5d w/w artykułu.

Zasady określone w ust. 5–5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego – ust. 6 w/w artykułu.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6 uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Przykład 1

Wynajmujący wystawił fakturę podatnikowi 30 czerwca z terminem zapłaty upływającym 10 lipca. W tym samym dniu opłacono należność, a zaksięgowanie płatności z tej faktury w księgach rachunkowych nastąpiło 11 lipca.

PYTANIE

Który dzień jest dniem poniesienia kosztu z tytułu najmu lokalu dla podatnika prowadzącego księgi rachunkowe ? Który dzień natomiast będzie dniem poniesienia kosztu w przypadku podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów?

ODPOWIEDŹ

W przypadku otrzymania faktury za najem z datą 30 czerwca i podanym na niej terminem płatności na 10 lipca, w którym to dniu nastąpiła płatność za tą fakturę, a jej ujęcie w księgach rachunkowych nastąpiło dzień później, dniem poniesienia kosztu stosownie do dyspozycji normy prawnej zawartej w art. 22 ust. 5d ustawy o pdof będzie 11 lipca.

Natomiast w przypadku podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu będzie, zgodnie z treścią art. 22

W przypadku gdy najemcą lokalu jest spółka jawna, czynsz najmu stanowi koszt uzyskania przychodów spółki, przy czym poniesiony powyżej wydatek przez wspólników może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, proporcjonalnie do ich udziału w zyskach. Zgodnie bowiem z treścią art. 8 ust. 1 ustawy o pdof przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału) oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe. Zasady wyrażone w ust. 1 stosuje się odpowiednio do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat – art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdof.

Przykład 2

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą – niepubliczne przedszkole – w formie spółki jawnej. W ramach tej działalności wspólnicy planują otwarcie nowych oddziałów przedszkoli. W tym celu ma być wykorzystana nieruchomość działka gruntu zabudowana budynkiem mieszkalnym, której podatnik jest właścicielem. Podatnik zamierza nieruchomość tę wynająć spółce, która w całości wykorzysta go na potrzeby prowadzenia przedszkola.

PYTANIE

Czy czynsz z tytułu najmu nieruchomości będzie kosztem uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, a co za tym idzie czy będzie on stanowił jego koszt uzyskania przychodu w części w jakiej określony jest w umowie spółki udział w zyskach przypadający na niego jako wspólnika?

ODPOWIEDŹ

Umowa najmu nieruchomości, zostanie zawarta pomiędzy dwoma odrębnymi uczestnikami obrotu gospodarczego, tj. pomiędzy spółką jawną prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą oraz podatnikiem. Z uwagi na powyższe wydatki ponoszone przez spółkę jawną tytułem najmu od podatnika przedmiotowej nieruchomości mogą stanowić w całości koszty uzyskania przychodów spółki jawnej, przy czym, dla podatnika powyższy wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, w wielkości odpowiadającej proporcji jego udziału w zyskach spółki, zgodnie do treści art. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. I nie ma tu znaczenia że wynajmującym będzie wspólnik spółki jawnej, bowiem kwoty otrzymane przez niego w postaci czynszu będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Oprócz samego czynszu najemca lokalu dla celów prowadzonej działalności może ponosić inne koszty związane z najmowanym lokalem. W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o pdof kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien spełniać łącznie następujące warunki:

• a) zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, co oznacza, iż pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem lub źrtódłem przychodu musi istnieć związek przyczynowy,

• b) musi być odpowiednio udokumentowany,

• c...