Limity w kosztach podatkowych

1. Limit kosztów uzyskania przychodów w przypadku płatności dokonanych gotówką

W myśl art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorcy (dawniej art. 22 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Z treści powyższego przepisu wynika, iż obowiązek dokonania zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego występuje w przypadku gdy stroną płacącą oraz stroną otrzymującą zapłatę jest przedsiębiorca. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 1 w/w ustawy przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej – ust. 2 powyższego artykułu. Według art. 3 ustawy działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.  W art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych działalność gospodarczą definiuje się jako działalność zarobkową:
a) wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,
b) polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,
c) polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych
- prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. 

W przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą: 

1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo 
2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów 
   - zwiększają przychody 
   - w miesiącu, w którym została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego (art. 22p ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 15d ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). 

Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku: 

1. nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych; 
2. dokonania płatności po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym, z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.

Z powyższych regulacji wynika zatem, iż obowiązek przyjmowania i dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego będzie dotyczył zarówno przedsiębiorców wpisanych do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym, jak również w przypadku jednoosobowych przedsiębiorców wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczych. Podkreślić należy, iż  taki obowiązek będzie obciążał również te podmioty, którym można przypisać  przymiot przedsiębiorców na podstawie powyższych definicji (prowadzą działalność gospodarczą), a które nie dopełnili obowiązku rejestracji działalności np. nie dokonali wpisu do CEIDG. 

Transakcje dokonywane w walutach obcych przeliczane są na złote wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień danej transakcji. W związku z tym przeliczeń na złotówki należy dokonywać indywidualnie dla każdej transakcji, w przeciwieństwie do uregulowań jakie obowiązywały do końca roku 2016, czyli według kursu średniego NBP na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym miała miejsce transakcja, a więc na podstawie tego samego kursu dla transakcji w walutach obcych w obrębie całego miesiąca.
 

Przykład 1

Jan Kowalski prowadzący hurtownię dokonał zakupu w dniu 18 lipca towarów handlowych (kosmetyków) od zagranicznej firmy prowadzącej działalność w Polsce. Na potwierdzenie dokonanego zakupu otrzymał fakturę, a zapłaty za zakupiony towar  dokonał w kasie firmy płacąc 4.200 euro.

Pytanie
Czy wydatek poniesiony na nabycie kosmetyków w kwocie 4.200  euro będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez niego działalności gospodarczej?

Odpowiedź
Stosownie do treści art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców obowiązek zapłaty za towary zakupione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien być dokonany za pośrednictwem rachunku płatniczego, w przypadku gdy stronami transakcji są przedsiębiorcy, a jednorazowa wartość transakcji przekracza kwotę 15.000 zł. Zasada ta dotyczy również przypadku gdy płatność dokonywana jest w walucie obcej, a jej wartość po przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP waluty, w której dokonano płatności przekracza powyższą kwotę, z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania płatności. 
Średni kurs euro NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania zapłaty czyli z 17 lipca wyniósł 4.2644 zł za 1 euro. Dokonując przeliczenia zapłaconej przez Jana Kowalskiego kwoty 4.200 euro według powyższego kursu otrzymujemy wartość 17.910,48 zł. Oznacza to, iż zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych poniesiony przez przedsiębiorcę wdatek nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład 2

Spółka z o.o. na poczet przyszłej dostawy dokonała wpłaty zaliczki w wysokości 18.000 zł w gotówce na ręce przedstawiciela handlowego reprezentującego sprzedawcę, otrzymując pokwitowanie na powyższą kwotę. Strony ustaliły, iż w momencie zawarcia umowy i wystawienia faktury wpłacona kwota zostanie zaliczona na poczet należności za zakupiony towar. Spółka po otrzymaniu faktury dokonała zapłaty poprzez przelew bankowy z rachunku bankowego Spółki w kwocie 82.000 zł.

Pytanie
Czy zaliczenie zapłaconej zaliczki, z pominięciem rachunku bankowego Spółki, na poczet należności za zakupiony towar narusza obowiązek z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Odpowiedź
Jedną z przesłanek wymienionych w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców zastosowania sankcji w postaci utraty prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów  jest  zaliczenie dokonanych płatności na poczet jednorazowej wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, jeżeli suma tych płatności przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. 

Oznacza to, iż w przedstawionym przykładzie na poczet jednorazowej transakcji w kwocie 100.000 zł zaliczone zostaną płatności:

• kwoty 82.000 zł dokonanych przelewem z rachunku bankowego Spółki,
• kwoty 18.000 zł jako zaliczki, która następnie została zaliczona na poczet należności za zakupiony towar.

Skutkiem powyższego będzie utrata prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dokonanych płatności za zakupiony towar.
 

Powyższe zasady mają zastosowanie również gdy płatność za nabyty towar lub usługę została rozłożona na raty, których kwota nie przekracza 15.000 zł.

Przykład 3

Przed zarejestrowaniem działalności gospodarczej poniesione zostały wydatki związane z jej organizacją. Wydatki na...