Dowody księgowe

1. Dowody księgowe będące podstawą zapisów w ewidencjach księgowych podatników

Dla prawidłowego i rzetelnego rozliczenia się z obowiązków podatkowych wobec budżetu państwa, niezbędne jest rzetelne i niewadliwe prowadzenie ewidencji księgowej - ksiąg podatkowych. Takimi przymiotnikami posługuje się Ordynacja podatkowa, która w art. 193 § 1 stwierdza, iż księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Ordynacja podatkowa wyjaśnia również co należy rozumieć pod pojęciem rzetelnego i niewadliwego prowadzenia księgi podatkowej. 
Według § 2 powyższego przepisu księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Natomiast za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów- § 3 w/w artykułu. 
Organ podatkowy nie uznaje za dowód w rozumieniu przepisu § 1 ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy - § 4. 
Według art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
Aby księgi podatkowe uznać za rzetelne i niewadliwe podstawą wpisów w tych ewidencjach winny być dowody księgowe. W rzeczywistości gospodarczej występuje wiele rodzajów dowodów/dokumentów. Aby jednak dokument można było uznać za dowód księgowy, musi on spełniać określone wymagania. 
Co do zasady ani ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (pdof) ani ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (pdop) nie wymieniają jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w księgach podatkowych. 
Jednak w art. 15 ust. 4d ustawy o pdop i ( art. 22 ust. 5d ustawy o pdof), dotyczącym określenia momentu poniesienia kosztu, wskazuje się, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust.4a i4f–4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).
Jeśli chodzi o podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu art. 22 ust. 6B ustawy o pdof. 

1.1. Dowody księgowe będące podstawą zapisów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

W przypadku podatników prowadzących Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, zasady ujmowania zdarzeń gospodarczych zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. 
W § 11 ust. 3 wymienione zostały dowody księgowe będące podstawą zapisów w księdze. Zgodnie z tym przepisem podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
   a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
   b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
   c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,    
   d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3. inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
   a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy)     uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,    
   b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
   c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
   d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
   - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. 

Za dowody księgowe, w myśl § 12 powyższego rozporządzenia, uważa się również:

1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3. dowody przesunięć;
4. dowody opłat pocztowych i bankowych;
5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3. 

Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne) - § 13 ust. 1 w/w rozporządzenia. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć spraw wymienionych w ust.2 powyższego paragrafu.

1.2. Dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych

Jeśli chodzi o podatników prowadzących księgi rachunkowe, to zasady na jakich prowadzi się takie księgi zostały uregulowane w ustawie o księgach rachunkowych. 
W art. 20 ust. 2 tej ustawy wskazano, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: 

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów; 
2. zewnętrzne własne – dokumenty, które wystawia jednostka i przekazuje w oryginale kontrahentom; 
3. wewnętrzne – dokumentują operacje wewnątrzne jednostki.

Podstawą zapisów, według ust. 3 powyższego artykułu, mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 

1. zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; 
2. korygujące poprzednie zapisy; 
3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego; 
4. rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki: 

1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych; 
2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów; 
4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

2. Dowody księgowe

2.1. Faktura

Faktura jest najpopularniejszym dowodem księgowym, jaki wystawiany jest przez podatników w celu udokumentowania określonego zdarzenia mającego wpływ na wymiar należnych podatków obciążających przedsiębiorcę. 
Szczególnie istotne znaczenie ma faktura przy rozliczaniu podatku od towarów i usług, dlatego też szczegółowe zasady ich wystawiania zostały uregulowane 
w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Wynika to z faktu, że faktura jest podstawowym dokumentem niezbędnym do rozliczenia podatku od towarów i usług zarówno przez sprzedawcę towarów i usług jak i ich nabywcę, będących podatnikami tego podatku. 
Regulacje prawne dotyczące faktur zostały umieszczone w Dziale IX. Dokumentacja w Rozdziale I. Faktury. I tak, w myśl art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5...