Działalność marketingowa w firmie

Znaczenie pojęcia działalności marketingowej sprowadza się do:

• prowadzenia badań i analizy otoczenia,

• wsparcia sprzedaży,

• reklamy,

• promocji produktów,

• kreowania potrzeb,

• dbałości o markę przedsiębiorstwa,

• budowania odpowiedniego wizerunku przedsiębiorstwa,

• dążenia do usatysfakcjonowania kontrahenta jako partnera wymiany gospodarczej.

W literaturze podkreśla się, iż rolą marketingu jest wyczuwanie nie zaspokojonych potrzeb ludzi oraz tworzenie nowych, atrakcyjnych rozwiązań. Istota marketingu sprowadza się do:

• podporządkowania wszelkich działań w obszarze produkcji i obrotu towarowego potrzebom ostatecznego nabywcy towaru lub usługi,

• pobudzaniu i rozwijaniu potrzeb nabywców.

Marketing obok reklamy należy do jednych z podstawowych grup wydatków jakie ponoszone są przez przedsiębiorców działających na rynku. Głównym celem wydatków marketingowych jest przede wszystkim zwiększenie sprzedaży, ale mają one również na celu rozszerzenie rozpoznawalności firmy wśród kontrahentów, jej marki oraz produktu. Podstawowymi działaniami marketingowymi są organizacje eventów, przekazywanie darmowych próbek oraz prezentów, reklama firmy, umowy sponsoringu, rabaty, premie i nagrody. Każde z tych działań wywołuje określone skutki podatkowe. W niniejszym opracowaniu omówione zostaną wydatki na poszczególne czynności związane z marketingiem mogące stanowić koszt uzyskania przychodu.

1. Koszty organizacji spotkań z kontrahentami

Chcąc zwiększyć poziom sprzedaży swoich towarów lub usług przedsiębiorcy podejmują różnego rodzaju działania. Oprócz działalności reklamowej obecnie jedną z nowych form promocji firmy i jej działalności oraz towarów i usług jest organizacja spotkań. Spotkania te mogą mieć różną formę:

• spotkań odbywających się w siedzibie firmy,

• spotkań odbywających się w lokalach gastronomicznych,

• spotkań organizowanych w formie eventów.

Spotkania z kontrahentami dotyczą negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, rozmów dotyczących obowiązujących już między stronami umowy oraz zasad dalszej współpracy, wzajemnych wymagań i oczekiwań. Spotkania takie mają miejsce głównie w siedzibie przedsiębiorcy oraz poza nią np. w lokalach gastronomicznych, a ich głównym celem jest omówienie spraw biznesowych. W przypadku spotkań odbywających się w siedzibie przedsiębiorcy towarzyszy zwykle drobny poczęstunek organizowany we własnym zakresie przez przedsiębiorcę lub przez wynajętą przez niego firmę.

Spotkania organizowane w lokalach gastronomicznych obejmują najczęściej obiad (lunch) lub kolację. Koszty wizyty w lokalu gastronomicznym pokrywane są przez przedsiębiorcę.

Spotkania odbywające się w formie tzw. eventów mogą odbywać się na wynajętym przez przedsiębiorcę obiekcie sportowym np. hali sportowej lub polu golfowym czy też w obiekcie o charakterze kulturalnym np. na spektaklu w teatrze czy w domu kultury. Organizowane są zwykle dla większej grupy osób, czyli dla obecnych i przyszłych kontrahentów. Spotkania takie mają charakter reklamowy, służą informowaniu klientów o firmie i jej działalności. Część informacyjno-reklamowa, dotycząca działalności firmy połączona jest z częścią rozrywkową, w której aktualni i potencjalni klienci zapraszani są przykładowo do wzięcia udziału w rozgrywkach sportowych. Forma części rozrywkowej zależna jest od miejsca zorganizowania imprezy. Imprezie towarzyszy zwykle poczęstunek. W branży reklamowej, spotkania takie są ogólnie przyjętym sposobem informowania aktualnych oraz potencjalnych klientów o zakresie działalności danego podmiotu, a przy tym są doskonałą okazją do pozyskania klienta. Z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, taka forma dotarcia do potencjalnych klientów jest najefektywniejsza, bowiem oferta przedsiębiorcy jest skierowana do określonej grupy docelowej.

Mając na względzie specyfikę działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę w ramach firmy, reklama telewizyjna czy inna powszechnie dostępna reklama może okazać się mniej skuteczna, a w konsekwencji nie wywołująca spodziewanego efektu. Uczestnicy spotkania otrzymują często drobne upominki (gadżety opatrzone logo Spółki) materiały informacyjne dotyczące profilu działalności Spółki a obecność pracowników Spółki na takim spotkaniu umożliwia pozyskanie bezpośredniej informacji o Spółce oraz możliwych formach współpracy.

Jeśli chodzi o koszty organizacji powyższych spotkań to ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od spełnienia przesłanek określonych w art.15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stosownie do treści obu wymienionych powyżej przepisów, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop oraz art. 23 ust. 1 ustawy o pdof. Jak podkreśla się w interpretacjach podatkowych czynnikiem decydującym, pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, jest poniesienie tego wydatku w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Każdy z poniesionych wydatków, poza wyraźnie wskazanym w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Wydatek poniesiony przez podatnika będzie stanowił koszt uzyskania przychodu, jeśli spełnione zostaną poniższe warunki:

• został poniesiony przez podatnika; poniesiony wydatek musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika ze środków podmiotu innego niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie podlega zwrotowi i nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został prawidłowo udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop i art. 23 ust. 1 ustawy o pdof, które na mocy tych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

WAŻNE: Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami nie mogą być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych albo w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nawet wówczas gdy spełniają pozostałe warunki zaliczenia ich do kosztów podatkowych.

Przykład 1

Spółka prowadzi rozmowy biznesowe z kontrahentami, dotyczące negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. W przypadku spotkań odbywających się w siedzibie firmy Spółka ponosi koszty związane z zakupem zestawów obiadowych podawanych w porze obiadowej, słodyczy (ciast, ciastek), napojów (kawa, herbata, soki). Ponadto spotkania z kontrahentami odbywają się również poza siedzibą Spółki. Ponoszone są wówczas koszty związane z zakupem usług gastronomicznych w postaci wydatków poniesionych na obiad lub kolację.

Pytanie

Czy poniesione przez Spółkę wydatki na zakup zestawów obiadowych lub koszty obiadu albo kolacji z kontrahentami Spółki mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Odpowiedź

Wydatki poniesione przez Spółkę na zakup zestawów obiadowych w przypadku gdy spotkanie odbywa się w siedzibie Spółki albo gdy obiad lub kolacja z kontrahentem ma miejsce poza jej siedzibą stanowić będą koszt podatkowy w przypadku gdy poniesione zostaną w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia przychodów oraz nie zostały wymienne w katalogu kosztów, które z mocy przepisów ustawy podatkowej nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Przepisami tymi są art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop, zgodnie z którymi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Oznacza to, iż poniesione przez Spółkę w/w wydatki będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jeżeli wydatki te zostały poniesione podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami i miały związek z zakresem prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej.

Z powyższego przykładu wynika, iż w przypadku wydatków wymienionych w zaprezentowanym przykładzie istotne znaczenie ma charakter poniesionych kosztów. Nie mogą one bowiem budować wizerunku firmy czy też wywarcie wrażenia na kontrahencie.

W celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 z dnia 25 listopada 2013 r. w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów. Według Ministerstwa Finansów po wprowadzeniu od 2007 r. omówionych wyżej zmian w ustawach podatkowych, w związku z brakiem legalnej definicji pojęcia „reprezentacja”, organy podatkowe podejmowały próby nadania właściwego sensu terminowi „reprezentacja” w odniesieniu do konkretnych sytuacji występujących w praktyce gospodarczej. Jako, że wykładnia przepisów art. 16 ust. 1 pkt 28 updop oraz art. 23 ust.1 pkt 23 updof dokonywana przez organy podatkowe nie zawsze zyskiwała akceptację podatników wiele spraw dotyczących omawianej tematyki przekazywanych było do...