Duplikat faktury w KPiR oraz ewidencji zakupu VAT

ODPOWIEDŹ

W przypadku gdy przedsiębiorca zagubił oryginał faktury zanim ten został zaksięgowany, to otrzymany w dniu 1 grudnia 2015 roku duplikat faktury, powinien być ujęty w ewidencji zakupów VAT za grudzień 2015 roku bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych przyjmując założenie, że duplikat faktury, dokumentuje to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura „pierwotna”, należałoby uznać, że właściwą datą, dla zaksięgowania kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, jest data wystawienia faktury pierwotnej.

W przypadku gdy przedsiębiorcy przysługuje odliczenie w wysokości 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych, będzie on miał prawo do zaliczenia nieodliczonego podatku naliczonego do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że używanie samochodu służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Podatek VAT, z tytułu nabycia samochodu, który nie stanowi podatku naliczonego do odliczenia może również powiększać wartość początkową środka trwałego. W takiej sytuacji kwota nieodliczonego podatku VAT będzie stanowić koszt w postaci odpisów amortyzacyjnych.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 106 l ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawa o VAT), w przypadku gdy faktura (faktura, faktura uproszczona, faktura korygująca) ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik (względnie upoważniona przez niego osoba trzecia) może ponownie wystawić fakturę, oznaczając ją wyrazem „DUPLIKAT” oraz datą jej wystawienia.

Duplikat faktury, dokumentuje to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura „pierwotna”, ma zatem moc prawną równą fakturze pierwotnej, i stanowi na równi z nią podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Termin rozliczenia duplikatu zależy:

• od tego, czy oryginał faktury dotarł do nabywcy, został zaksięgowany, a następnie zaginął, bądź uległ zniszczeniu,

• czy też nie dotarł w ogóle, bądź zaginął zanim został zaksięgowany.

W pierwszym przypadku, gdy mamy do czynienia ze zniszczeniem lub zaginięciem zaksięgowanego oryginału faktury a nabywca towaru bądź usługi dokonał odliczenia podatku VAT naliczonego, otrzymany duplikat będzie jedynie potwierdzeniem operacji i powinien zostać wpięty do dokumentacji w miejsce zaginionej faktury. Moment odliczenia VAT naliczonego nie ulega w tym przypadku zmianie, a sam duplikat nie wymaga dodatkowego ewidencjonowania.

Drugi przypadek to taki, gdy nabywca w ogóle nie otrzymał oryginału faktury. Wówczas otrzymany od dostawcy duplikat traktowany jest jak oryginał faktury i powinien być ujęty w ewidencji zakupu na zasadach takich samych na jakich ujęty byłby oryginał, tj. w dacie otrzymania lub w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. W przypadku czytelnika pierwszym miesiącem rozliczeniowym będzie to miesiąc grudzień 2015 roku (oczywiście pod warunkiem, że to klient otrzymał duplikat w grudniu 2015 roku a nie biuro rachunkowe rozliczające tego klienta). Zatem otrzymany w dniu 1 grudnia 2015 duplikat, powinien być ujęty w ewidencji zakupów za grudzień 2015 r. bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych

W zakresie podatku dochodowego podkreślenia wymaga fakt, iż ani przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie regulują kwestii rozliczenia kosztu, udokumentowanego duplikatem faktury. Zatem zdaniem redakcji w takim przypadku Przedsiębiorca winien postępować w sposób analogiczny jak dla oryginału faktury. I tak, co do zasady podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów rozliczają koszty zgodnie z treścią art. 22 ust. 4 updof, w myśl którego koszty uzyskania przychodów...