Zasady ujmowania zdarzeń gospodarczych w PKPiR

1. Ogólne zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Wybór formy opodatkowania determinuje rodzaj ewidencji podatkowej jaką podatnik będzie musiał prowadzić w związku z prowadzeniem pozarolniczej działalności gospodarczej. W przypadku osoby fizycznej może ona przybrać postać:

• karty podatkowej,

• zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych,

• opodatkowania na zasadach ogólnych przy zastosowaniu tzw. podatku liniowego, czyli opodatkowanie dochodu przy zastosowaniu jednej stawki podatkowej bez względu na wysokość uzyskanego dochodu oraz

• opodatkowania na zasadach ogólnych według skali podatkowej, czyli zastosowania stawki podatku podlegającego zmianie w przypadku przekroczenia określonej w przepisach ustawy podatkowej wysokości dochodu.

Podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie dochodu uzyskanego z prowadzonej przez nich działalności gospodarczej w postaci opodatkowania na zasadach ogólnych przy zastosowaniu tzw. podatku liniowego lub według skali podatkowej obowiązani będą do prowadzenia bardziej szczegółowej ewidencję podatkowej niż ma to miejsce w przypadku pozostałych form opodatkowania. Ta szczegółowa ewidencja księgowa może przyjąć postać podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo postać ksiąg rachunkowych.

W przypadku przedsiębiorców, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej, przysługuje im prawo wyboru formy prowadzenia ewidencji podatkowej. Natomiast w przypadku przedsiębiorców prowadzących już działalność prawo wyboru wygasa w przypadku gdy przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro – art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Wyrażony w euro przychód przelicza się na walutę polską według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. W roku 2017 tym dniem był 2 października. Średni kurs euro ogłoszony przez NBP w tym dniu zawiera tabela nr 190/A/NBP/2017, zgodnie z którą wyniósł on 4,3137 zł.

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą zarówno indywidualnie jak i w formie spółek osobowych najczęstszą formą ewidencji będzie Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR).

Aktem prawnym, w którym uregulowane zostały zasady prowadzenia PKPiR jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2006 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów może przyjąć formę:

• zwykłą papierową albo

• elektroniczną w postaci programu komputerowego.

Według § 31 ust. 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania jej za prawidłową jest:

1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi;

2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

3. przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Prowadzenie zatem księgi przy zastosowaniu technik elektronicznych, nakłada na podatnika określone w rozporządzeniu obowiązki w postaci:

• określenia na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

• stosowania programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

• przechowywania zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę, o której mowa w § 2 ust. 1. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Ponadto zgodnie z § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia MF z dnia 24 czerwca 2016 roku w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane informatyczne nośniki danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, są:

1. oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację nośnika;

2. przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi;

3. dostosowane do przechowywania w temperaturze 18–22oC przy wilgotności względnej 40–50%.

Informatyczne nośniki danych, o których mowa w ust. 1, powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

2. Budowa podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Budowę PKPiR określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR. Zgodnie z powyższym załącznikiem księga powinna być zbudowana z 17 kolumn o określonych zawartościach ułożonych w ściśle określonej kolejności, i tak:

• kolumna 1 zawiera liczbę porządkową. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. Umieszczenie powyższego numeru na dowodzie jest dla nas informacją, że dane zawarte w tym dokumencie zostały ujęte w księdze,

• kolumna 2 zawiera datę zdarzenia gospodarczego. Może to być data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo data zestawienia sprzedaży,

• kolumna 3 zawiera numer dowodu księgowego na podstawie którego dokonywany jest zapis w księdze. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur. W przypadku faktur dokumentujących sprzedaż, przyjęty system numerowania powinien zostać niezmieniony do końca roku podatkowego,

• kolumna 4 i 5 zawierają dane kontrahenta, z którym przeprowadzona została transakcja. W kolumnie 4 wpisujemy jego imię i nazwisko lub nazwę firmy pod którą kontrahent występuje, a w kolumnie 5 jego adres pod którym zarejestrowana jest jego działalność. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych,

• kolumna 6 zawiera zwięzły opis zdarzenia gospodarczego podlegającego ujęciu w księdze podatkowej np. zakup drewna sosnowego, sprzedaż ławki do ogrodu, wypłata wynagrodzenia za miesiąca według listy wynagrodzeń itp.,

• kolumna 7 zawiera kwotę przychodu ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku podmiotów prowadzących działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

W przypadku prowadzenia działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw (lombardy) w kolumnie tej wpisuje się na koniec miesiąca kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek,

• kolumna 8 zawiera kwotę przychodów z tytułu pozostałych zdarzeń gospodarczych (innych niż sprzedaż towarów i usług) np. przychodów z odpłatnego zbycia majątku firmy, z tytułu dodatnich różnic kursowych, odsetek z posiadanych rachunków bankowych,

• kolumna 9 zawiera sumę przychodów ujętych w kolumnie 7 i 8,

• kolumna 10 zawiera kwotę z tytułu zakupu towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. W przypadku podmiotów prowadzących działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych,

• kolumna 11 zawiera kwotę kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów i materiałów tj. koszty transportu oraz ubezpieczenia towaru i materiałów,

• kolumna 12 jest miejscem, w którym wpisuje się kwotę wynagrodzeń brutto w gotówce i w naturze. W przypadku wynagrodzeń w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się kwoty odpowiadające przeciętnym cenom stosowanym wobec innych odbiorców. W pozostałych przypadkach wpisuje się kwotę ustaloną na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia...