Poradnik dla podatników prowadzących ewidencję księgową przy wykorzystaniu PKPiR

Podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie w formie karty podatkowej, zwolnieni są z prowadzenia ewidencji księgowej ponieważ w tym przypadku wysokość podatku z prowadzonej działalności wynika z decyzji jaką podatnik otrzyma od organu podatkowego, a jego wysokość jest stała i nie zależy od uzyskanego dochodu z prowadzonej działalności gospodarczej.

W przypadku podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali podatek zryczałtowany od przychodów ewidencjonowanych, prowadzą uproszczoną ewidencję księgową, rejestrującą tylko uzyskany przychód, ponieważ przy takiej formie opodatkowania podstawę opodatkowania stanowi przychód, bez względu na wysokość poniesionych kosztów uzyskania tych przychodów.

Dopiero podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie dochodu uzyskanego z pro-wadzonej działalności w formie podatku dochodowego opartego na tzw. zasadach ogólnych lub opodatkowanie podatkiem dochodowym liniowym, obowiązani są prowadzić szczegółową ewidencję księgową. Ta szczegółowa ewidencja księgowa może przyjąć postać podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo postać ksiąg rachunkowych.

W tym przypadku wybór formy prowadzonej ewidencji zależy od podatnika, z tym że w przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro (co stanowi 5.010.600 zł), są one na mocy przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości – art. 2 ust. 1, prowadzić ewidencję księgową w postaci ksiąg rachunkowych.

W niniejszym opracowaniu omówione zostaną podstawowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zasady te zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2006 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

§ 2 ust. 1 rozporządzenia stwierdza, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym”, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru i w sposób określony w tym rozporządzeniu. Z treści powyższego paragrafu wynika, iż obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ciąży na osobach fizycznych, które działalność gospodarczą prowadzą samodzielnie lub w ramach spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których są właścicielami, a ich przychody w rozumieniu art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły kwoty w polskich złotych równowartości 1.200.000 euro, co w roku 2015 stanowi 5.010.600 zł.

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z art. 24a ust. 2 ustawy o pdof dotyczy również osób:

• wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,

• prowadzących działy specjalnej produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,

• duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Natomiast obowiązek prowadzenia w/w ksiąg nie będzie dotyczył osób, które:

• opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych,

• wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym,

• wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim,

• dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:

  • - po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,

  • - otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

Ponadto, w myśl § 7 rozporządzenia w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, a zwłaszcza takimi jak rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek oraz stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania podatnika, może na jego wniosek zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi. Wniosek taki musi być złożony na co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

WAŻNE: Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli tzw. pełnej księgowości) dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody, w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT, za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość w złotówkach kwoty określonej w przepisach o rachunkowości (1.200.000 EURO). Przedsiębiorcy, którzy nie osiągnęli takiego przychodu mogą prowadzić KPiR.

PAMIĘTAJ: Nawet w przypadku gdy istnieje obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na wniosek podatnika Naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić podatnika z obowiązku prowadzenia księgi w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności (rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek, stan zdrowia).

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, powinni ją założyć na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego.

Podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej albo korzystający w poprzednim roku podatkowym z opodatkowania w formie podatku zryczałtowanego oraz podatnicy, którzy prowadzili księgi rachunkowe, są zobowiązani do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi. Zawiadomienia należy dokonać w formie pisemnej w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Niniejsze zawiadomienie składają zarówno podatnicy rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, jak również podatnicy, którzy prowadzą już działalność gospodarczą, a wcześniej prowadzili księgi rachunkowe albo ewidencję przychodów w związku z opodatkowaniem prowadzonej działalności w formie podatku zryczałtowanego.

W przypadku gdy działalność prowadzona jest w ramach spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej powyższe zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów może przyjąć formę zwykłą papierową albo elektroniczną w postaci programu komputerowego.

W przypadku prowadzenia księgi w formie papierowej podatnik zobowiązany jest zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Prowadzenie księgi przy zastosowaniu technik elektronicznych, nakłada na podatnika określone w rozporządzeniu obowiązki w postaci:

• określenia na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

• stosowania programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

• przechowywania zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

WAŻNE: Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej nie zwalnia jednak podatnika z obowiązku sporządzenia dodatkowo niniejszej ewidencji w postaci papierowej.

Zgodnie z § 31 ust. 2 rozporządzenia podatnik na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, zobowiązany jest sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Jeżeli podatnik posługuje się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę, o której mowa w § 2 ust. 1. Po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, określa układ kolumn składających się na tabelę, w której odnotowywane są zdarzenia gospodarcze w postaci sprzedaży mającej wpływ na wysokość przychodu oraz kosztów poniesionych w celu uzyskania przychodu, a które to zdarzenia są związane z prowadzoną działalnością. Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 16 kolumn ułożonych w określonej kolejności, w których zapisywane są informacje. Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów określają jakie informacje powinny być zamieszczane w poszczególnych kolumnach. I tak:

• kolumna 1 przeznaczona jest do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu;

• kolumna 2 przeznaczona jest do wpisywania dnia miesiąca wynikającego z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży);

• kolumna 3 przeznaczona jest do wpisywania numeru faktury lub innego dowodu.Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur;

• kolumny 4 i 5 przeznaczone są do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy...