Szukanie zaawansowane

Szukanie wraz z odmianą wyrazów
Wstaw * (gwiazdka) po wpisaniu początku wyrazu
np. podatk*, aby znaleźć podatkami, podatkach itd.

Dokładne dopasowanie
Wpisz wyrażenie w cudzysłowie.
Na przykład: "podatek dochodowy".

Wykluczenie wyrażenia
Wstaw - (minus) przed słowem, które chcesz wykluczyć. Na przykład: "sprzedaż -towar"

Brak wyników

Temat tygodnia

27 października 2020

Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej

29

1. Podstawowe zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych

1.1.  Podatkowa księga Przychodów i Rozchodów

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 15 ust. 1 oraz ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 ust. 1 stanowią, iż kosztem uzyskania przychodów (kosztem podatkowym) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 w przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych i w art. 16 ust. 1 w przypadku ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Art. 15 ust. 1 dodaje jeszcze, że koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Jednym z warunków prawidłowego ujęcia poniesionych kosztów w ewidencji podatkowej jest jego prawidłowe udokumentowanie. 

Zagadnienie ujmowania kosztów uzyskania przychodów ma istotne znaczenie dla wymiaru należnego podatku dochodowego. Możliwość zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych wpływa bezpośrednio na wysokość dochodu, który jest podstawą opodatkowania, a w konsekwencji na wysokość należnego zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza kosztami wymienionymi w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, powinien być uznany za koszt podatkowy.

W orzecznictwie wskazuje się, iż przy ocenie istnienia okoliczności uzasadniających potrącenie kosztów, dokonywanych na podstawie przepisów ustaw o podatkach dochodowych, nie można pomijać zasad ich dokumentowania przez podatników zobowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg rachunkowych. 

I tak według art. 24 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych u podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Natomiast w myśl art. 24 ust. 2 ustawy o pdof u podatników osiągających dochody z działalności gospodarczej i prowadzących księgi przychodów i rozchodów dochodem z działalności jest różnica pomiędzy przychodem w rozumieniu art. 14 a kosztami uzyskania powiększona o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego i początkowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa. 

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Określenie  dochodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest możliwe przy założeniu, że podatnik przestrzega zasad związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych oraz reguły dotyczące dokumentowania poszczególnych transakcji. 

Przestrzeganie zasad rzetelnego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, sprowadza się nie tylko do dokumentowania zdarzeń gospodarczych dowodami wydanymi zgodnie z przepisami regulującymi zasady ich sporządzania, ale także do potwierdzenia, że przedstawiają one rzeczywiste transakcje gospodarcze. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20 sierpnia 2013 r. sygn. akt II FSK 2456/11 orzekł, że „Nie budzi przy tym wątpliwości, że o nierzetelności księgi można mówić również wówczas, gdy podatnik ewidencjonuje zakwestionowane zakupy towaru na podstawie dowodów nierzetelnych, tzn. na podstawie dowodów wystawionych przez podmiot rzeczywiście nie dokonujący dokumentowanych zdarzeń (tzw. “puste faktury”). Dokonując wpisów na podstawie takich dokumentów podatnik uniemożliwia określenie dochodu z uwzględnieniem dowodu, jaki stanowi księga. W takiej sytuacji dla rozstrzygnięcia sprawy nie było istotne, czy dokonano zakupu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej paliwa w ilościach określonych w spornych fakturach, lecz czy faktury te odzwierciedlają rzeczywisty obrót ze wskazanym w nich kontrahentem, tzn. czy wystawca faktur był faktycznym dostawcą paliwa (co pozwalałoby na zaliczenie kwot tymi fakturami objętych do kosztów uzyskania przychodów).

Należy podkreślić, że zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 22 ust. 1 oraz art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym do osób fizycznych, do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego polegającego na zakupie towaru, u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji. Nie wystarczy wykazanie, że podatnik mógł gdziekolwiek nabyć towar i zużyć go w działalności gospodarczej, aby wydatek ten móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (wyrok NSA z dnia 29 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2323/10)”.

WAŻNE: Przepis rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 11 ust. 3 wymienia dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisów w księdze.

 W myśl ww. § 11 ust. 3 tego przepisu podstawę zapisu stanowią:

faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”,     wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

podpis osoby sporządzającej dokument, lub

inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji     gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy jest sporządzany w języku polskim. Treść dowodu jest pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie jest podane wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać, z zastrzeżeniem ust. 7, wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym jest potwierdzana datą i podpisem osoby dokonującej poprawki.

Zasad, o których mowa wyżej, nie stosuje się do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek, oraz do dowodów obcych. Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty).

Za dowody księgowe, w myśl § 12 rozporządzenia, uważa się również:

dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do     zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji     gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

dowody przesunięć;

dowody opłat pocztowych i bankowych;

inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.

Według § 13 ust. 1 na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody, o których mowa wyżej, mogą dotyczyć wyłącznie wydatków o których mowa w ust.2 w/w paragrafu.

W prowadzonej działalności gospodarczej mogą zdarzać się przypadki, w których nabycie towarów handlowych lub składników majątku nie może zostać udokumentowane dowodem księgowym w postaci faktury czy też dowodu wewnętrznego. Takie przypadki zdarzają się, gdy sprzedawcą jest podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej. Wówczas dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję będzie umowa sprzedaży.

Tego typu umowy zawierają w swojej treści co najmniej:

miejsce i datę zawarcia umowy,

określenie stron umowy pozwalający na jednoznaczną ich identyfikację, (imię i nazwisko, adres zamieszkania),

dokładne określenie przedmiotu sprzedaży,  

cenę sprzedaży określoną w jednostkach pieniężnych,  

podpisy wszystkich stron.

Umowy zawierające takie dane spełniają warunki o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3 w nowym rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR, a zatem mogą być dowodem księgowym.

1.2.  Ustawa o rachunkowości

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

korygujące poprzednie zapisy;

zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności – art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Zastanowić się należy czy dowody zastępcze mogą stanowić dokument potwierdzający poniesienie kosztu podatkowego. Należy podkreślić, że przepisy ustaw o podatkach dochodowych, w stosunku do dokumentów potwierdzających poniesienie konkretnego wydatku nie są tak bardzo sformalizowane, jak to ma miejsce w przypadku dokumentów w oparciu o które dokonuje się rozliczenia podatku od towarów i usług. Wynikać to może z treści przepisu art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej zgodnie z którym, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Jest to bardziej wskazówka dla organu podatkowego, ale wynika z niej, iż dla udokumentowania określonego faktu, w tym potwierdzenia poniesienia kosztu podatkowego, należy dopuścić każdy dokument, który zawiera w sobie informację o tym fakcie. Zatem można przyjąć, że dokumenty zastępcze w wyjątkowych przypadkach będą mogły stanowić dowód na poniesienie wydatku, dla celów podatku dochodowego. Nie będą natomiast, jak stanowi zacytowany wyżej przepis, dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności, ze względu na bezwzględnie obowiązujący charakter przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w tym zakresie.

W myśl art. 21 ust. 1 dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach     naturalnych;

datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach     rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Wymogi jakie są stawiane dowodom księgowym zawiera art. 22 ustawy o rachunkowości: 

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden     egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

2. Faktura - podstawowy dowód księgowy

Faktura jest podstawowym dokumentem, który na gruncie podatku dochodowego dokumentuje:

u sprzedawcy towaru lub usługi (będącego  wystawcą faktury) wysokość uzyskanego     przychodu,

u nabywcy towaru lub usługi wysokość poniesionego kosztu.

Zasady wystawiania faktur regulują przepisy ustawy o VAT.

WAŻNE: Elementy jakie winna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. 

Stosownie do treści ww. art. 106e ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać:

datę wystawienia;

kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z     zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów...

To co widzisz, to tylko 30% treści...



Aby uzyskać dostęp do całości, kup prenumeratę


Jeśli jesteś Prenumeratorem, zaloguj się, aby przeczytać artykuł w całości.